Um arquivo de tribunal que completa 30 anos e guarda um acervo de processos em papel que chegava a 1,7 milhão em 2014 mostra quanto o papel custa quando ninguém soma a conta.

Em 14/10/2026, o TRT-6 noticiou os 30 anos do Arquivo-Geral, em Vitória de Santo Antão (PE). Em 2014, o acervo tinha cerca de 1,7 milhão de processos judiciais, além de documentos administrativos. Em 2023, o arquivo recebeu 22.291 processos das varas para conferência e guarda e atendeu 766 pedidos de consulta presencial, que envolveram 2.812 processos. A Fundarpe analisa o tombamento do acervo histórico como patrimônio cultural de Pernambuco.

O Processo Judicial Eletrônico reduziu a produção de novos autos em papel, mas o acervo físico segue ativo, e a matéria não informa projeto de digitalização dele. É esse intervalo entre parar de produzir papel e resolver o papel que já existe que este artigo explora.

Os custos que ninguém soma

O custo do papel raramente aparece em uma linha do orçamento. Ele está espalhado em cinco lugares:

  • Espaço: o Arquivo-Geral do TRT-6 ocupa 2.000 m² em dois pavimentos e precisou de arquivos deslizantes para ampliar a capacidade.
  • Tempo de busca: achar um processo físico depende de alguém ir até a estante, retirar, conferir e devolver.
  • Consulta presencial: em 2023, foram 766 solicitações de consulta presencial para 2.812 processos, cada uma com deslocamento e atendimento.
  • Triagem e descarte: só de 1986 e 1987, mais de 122 mil processos foram eliminados após avaliação, e a triagem de cerca de 350 mil processos já havia sido feita até 2015.
  • Risco: papel concentrado em um único prédio é papel exposto ao mesmo incêndio, à mesma infiltração e ao mesmo furto.

Cada item parece pequeno isolado. Somados ano após ano, formam o custo escondido do papel. Os números acima são do próprio tribunal; o valor em reais depende de cada órgão e deve ser levantado antes de qualquer decisão.

O risco que não volta

Em julho de 2026, um incêndio atingiu o Arquivo Geral do Tribunal de Justiça do Espírito Santo (TJES).

O ponto para o leitor não é o caso isolado. É a assimetria: um processo digitalizado e preservado em mais de um local pode ser recuperado; o original em papel, não. Quando o único exemplar queima, a perda não tem seguro que a desfaça.

O acervo do TRT-6 reforça a mesma lição por outro ângulo: o valor histórico é reconhecido (há processo de tombamento em curso), mas reconhecimento não substitui cópia de segurança.

O que a norma pede e quem já se mexeu

A gestão de documentos no Judiciário tem base na Resolução CNJ nº 324/2020, que trata de diretrizes de gestão documental e memória.

O TJGO já transformou isso em plano. Em 11/03/2026, lançou o Plano de Gestão Documental 2026/2027, com diagnóstico arquivístico, descarte de documentos vencidos e um novo Arquivo Central, seguindo a Resolução CNJ nº 324/2020. Fonte: TJGO.

A lição prática para qualquer órgão público, dentro ou fora do Judiciário: primeiro diagnosticar o que existe, depois decidir o que descartar, o que guardar e o que digitalizar.

Como sair do papel sem perder valor legal

Digitalizar não é escanear e jogar fora. Para o documento digital ter o mesmo valor do original, o processo precisa seguir as regras: a Lei nº 12.682/2012 e o Decreto nº 10.278/2020 tratam da digitalização e do valor legal dos documentos digitalizados.

Um roteiro simples para um órgão com acervo físico:

  1. Diagnóstico: quanto há, onde está, em que estado e com que frequência é consultado.
  2. Classificação e descarte: eliminar o que já venceu o prazo de guarda, conforme a tabela de temporalidade.
  3. Priorizar o que é consultado ou insubstituível: começar pelo que mais gera busca e pelo que não pode ser perdido.
  4. Digitalizar com OCR: para o conteúdo ser pesquisável, não só uma imagem.
  5. Gestão eletrônica: indexação, controle de acesso, cópia de segurança e trilha de auditoria.

Este é o ponto em que a e-paper entra. A digitalização de acervo da e-paper cobre as etapas que mais pesam na hora de sair do papel:

  • Digitalização assistida por IA: a IA avalia a qualidade de cada imagem durante a captura, para que páginas ruins sejam refeitas antes de o original sair de cena, e o processo segue a legislação de digitalização.
  • Indexação automatizada por IA: os documentos são identificados e indexados sem digitação manual, o que encurta a busca que hoje depende de alguém ir até a estante.
  • PDF com OCR: cada imagem digitalizada vira um PDF pesquisável, em que se encontra um nome, um número ou um trecho, e não só uma imagem. Veja também como o OCR transforma papel em informação pesquisável.
  • Assinatura digital aplicada: o documento recebe assinatura digital com certificado ICP-Brasil, que garante a integridade, ou seja, qualquer alteração depois da digitalização pode ser detectada.

Se o seu órgão guarda papel que ninguém consegue somar, o primeiro passo é medir. Fale com a e-paper e descubra o que o seu acervo custa hoje e por onde começar.

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