Documentos espalhados em computadores, caixas de e-mail e serviços de armazenamento tornam a rotina lenta e aumentam o risco de versões duplicadas, prazos perdidos e acessos indevidos. A gestão eletrônica de documentos cria uma base central para organizar informações e tornar a consulta mais simples.

O que é um GED?

GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. Mais do que armazenar arquivos, uma solução desse tipo estrutura o ciclo documental: entrada, classificação, consulta, compartilhamento, controle de acesso e acompanhamento ao longo do tempo.

O e-ged foi desenvolvido para gerenciar e acessar arquivos de forma organizada, com recursos voltados à busca, permissões e controle de vencimentos.

Benefícios para a rotina

Informação centralizada

A equipe passa a consultar uma fonte organizada, reduzindo a dependência de pastas pessoais e trocas de anexos por e-mail.

Busca mais rápida

Uma estrutura de documentos pesquisáveis ajuda a localizar contratos, processos, relatórios e comprovantes sem percorrer arquivos físicos ou inúmeras pastas.

Controle de acesso

Permissões permitem definir quem pode visualizar ou trabalhar com determinados documentos, apoiando uma gestão mais segura da informação.

Acompanhamento de vencimentos

Contratos, licenças e certidões possuem datas que não podem ser esquecidas. O controle de vencimentos ajuda a equipe a agir antes que um prazo importante seja perdido.

Integração com outros processos

Documentos capturados pelo e-capture podem ser estruturados no e-ged. A partir daí, eles também podem participar de fluxos automatizados no e-flow e de processos de assinatura no e-signer. Essa conexão reduz movimentações manuais e preserva o histórico do trabalho.

Por onde começar?

Escolha uma classe documental relevante, como contratos ou documentos de fornecedores. Defina critérios de organização, responsáveis, permissões e prazos. Depois de validar a estrutura, amplie o uso para outras áreas.

Veja como o e-ged apoia a gestão de documentos.