PCA 2027: o que município e consórcio precisam fazer antes de dezembro

Existe um documento que decide, com um ano de antecedência, o que a prefeitura vai conseguir comprar e o que vai ficar pelo caminho. Ele não aparece no noticiário, não rende foto de inauguração e raramente sai da sala do setor de compras. É o Plano de Contratações Anual, o PCA.

Quando ele é bem feito, o ano seguinte flui: a demanda chega com antecedência, o processo tem tempo de tramitar e a compra acontece na data em que era necessária. Quando ele é feito às pressas em dezembro, só para constar, o efeito é previsível. Em março aparece a contratação emergencial. Em julho, a dispensa mal fundamentada. Em novembro, a corrida para empenhar antes do fim do exercício.

Setembro a novembro é justamente a janela em que o PCA do ano seguinte é ajustado à proposta orçamentária. Ou seja: se o seu PCA 2027 ainda não existe, ou existe apenas como planilha em um computador, este é o momento de resolver.

O PCA deixou de ser opcional

O art. 12, inciso VII, da Lei nº 14.133, de 2021, diz que os órgãos responsáveis pelo planejamento de cada ente federativo poderão elaborar plano de contratações anual, com três objetivos: racionalizar as contratações, garantir alinhamento com o planejamento estratégico e subsidiar a elaboração das leis orçamentárias.

Esse verbo no futuro gerou anos de confusão. Muita gente leu como faculdade e concluiu que dava para ignorar.

O Enunciado nº 44, de 2023, do Conselho da Justiça Federal encerrou a discussão: o poderá do art. 12, inciso VII, deve ser entendido como poder-dever, e a alta administração não pode adotar interpretação que leve à ideia de não elaborar o plano.

Há ainda um argumento mais prático, e que costuma convencer mais rápido do que a doutrina. O art. 18 da Lei nº 14.133, de 2021, estabelece que a fase preparatória da licitação deve ser compatível com o plano de contratações anual, sempre que elaborado, e com as leis orçamentárias. Traduzindo: se o item não está no PCA, o processo de contratação nasce com um problema de fundamentação. E o órgão de controle vai perguntar por quê.

Some-se a isso a obrigação de publicar o PCA no Portal Nacional de Contratações Públicas, o PNCP, e de disponibilizar no site do órgão o endereço de acesso ao plano. O PCA não é documento interno. É documento público, comparável, auditável e pesquisável por qualquer cidadão, jornalista ou concorrente.

Quem precisa elaborar

A resposta curta: todo órgão ou entidade que contrata sob a Lei nº 14.133, de 2021.

Na prática municipal, isso alcança mais gente do que a maioria imagina. A prefeitura e cada uma de suas secretarias. A câmara municipal. Autarquias, fundações e agências reguladoras municipais. Institutos de previdência dos servidores. E os consórcios públicos intermunicipais.

Os consórcios merecem um parágrafo próprio, porque costumam ficar no ponto cego. Um consórcio público contrata, licita, registra preços e executa orçamento. Está, portanto, sujeito ao mesmo regime de planejamento. E como o consórcio existe justamente para agregar demandas de vários municípios, o PCA dele deveria ser o instrumento mais bem feito da região, não o mais esquecido. Só que consolidar demanda de doze, vinte ou quarenta prefeituras diferentes, cada uma com seu calendário e seu formato de planilha, é um problema logístico que o e-mail não resolve.

O calendário do PCA 2027

Aqui existe uma armadilha que derruba muito município: copiar o decreto federal achando que ele se aplica automaticamente.

Não se aplica. O Decreto nº 10.947, de 2022, regulamenta o PCA no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional. Ele não vincula estados, municípios nem consórcios. Cada ente precisa do seu próprio regulamento.

Dito isso, o calendário federal é a melhor referência disponível e é o que a maioria dos municípios adapta.

Repare nas duas últimas linhas. O PCA não é um documento que se fecha em maio e some. Ele tem duas janelas formais de revisão no segundo semestre, e é nelas que o plano deixa de ser uma lista de desejos e vira um documento compatível com o dinheiro que realmente existe.

É também onde mora o trabalho que ninguém quer fazer: reabrir o plano, conferir item por item contra o orçamento, cortar o que não cabe, remanejar o que mudou de prioridade e registrar a justificativa de cada alteração.

E se o seu município ainda não regulamentou, não espere o decreto municipal sair para começar. Elabore o PCA 2027 seguindo a estrutura da Lei nº 14.133, de 2021, publique no PNCP e trate a regulamentação como tarefa paralela. Um PCA publicado sem decreto local é infinitamente melhor do que um decreto local sem PCA.

Os cinco erros que derrubam um PCA

1. Não ter regulamento próprio

Sem ato normativo do ente, não há calendário nem responsável. Ninguém sabe quem tem que entregar o quê e até quando. O PCA vira tarefa órfã, e tarefa órfã é feita em dezembro, mal.

2. DFD preenchido para cumprir tabela

O Documento de Formalização de Demanda é a célula básica do PCA. Ele precisa trazer justificativa da necessidade, descrição do objeto, tipo de item e quantidade, estimativa preliminar de valor, data desejada para a contratação, grau de prioridade e eventual dependência de outra contratação. Quando o DFD chega com material de expediente, cinquenta mil reais, urgente, o plano inteiro herda essa imprecisão.

3. Não agregar demandas de mesma natureza

Três secretarias pedindo o mesmo item em três processos diferentes é a receita para perder escala e multiplicar trabalho. A consolidação existe para juntar objetos de mesma natureza, e ela é impossível quando cada setor manda um arquivo em formato próprio.

4. Esquecer a publicação no PNCP

É o erro mais fácil de evitar e um dos mais cobrados, porque é verificável em segundos por qualquer pessoa, de qualquer lugar, sem precisar de auditoria.

5. Não conseguir reconstruir o histórico

Seis meses depois, alguém pergunta: quem pediu este item, com qual justificativa, quem aprovou, quando foi alterado e por quê. Se a resposta está espalhada em e-mails, versões de planilha e memória de servidor, a pergunta não tem resposta. Esse é o erro mais caro, porque só aparece quando já virou problema.

O que o TCU já disse sobre isso

Em 2021, o Tribunal de Contas da União auditou o plano anual de contratações em 72 organizações públicas federais para avaliar se o instrumento estava de fato aperfeiçoando o planejamento das contratações.

A conclusão, registrada no Acórdão nº 1.637, de 2021, do Plenário, relatado pelo ministro-substituto Augusto Sherman Cavalcanti, foi dura. O Tribunal identificou problemas no sistema informatizado que podem levar ao preenchimento meramente formal do plano, entre eles dificuldade de cadastro e de login, formulários extensos, tempo longo de conexão e ausência de salvamento automático. E avaliou que o nível de maturidade em governança das contratações desses órgãos não é suficiente para contribuir com o processo de elaboração e gestão do plano.

Vale sentar com esse diagnóstico por um instante. Estamos falando de órgãos federais, com sistema dedicado, equipe estruturada, capacitação disponível e obrigação normativa expressa. Mesmo assim, o plano corria o risco de virar formalidade.

Agora transponha isso para um município de vinte mil habitantes, com uma pessoa acumulando compras, contratos e almoxarifado, fazendo o PCA em planilha compartilhada. A pergunta deixa de ser se o plano vai ficar meramente formal. Passa a ser como evitar que fique.

E a resposta não é cobrar mais empenho da equipe. É tirar o processo do e-mail e da planilha.

Como organizar o fluxo

Um PCA bem feito não é um documento. É um processo com etapas, prazos, responsáveis e registro. Quando esse processo tem forma, o documento sai como consequência.

Na prática, o fluxo precisa dar conta de cinco coisas.

Coletar o DFD de cada setor em formato padronizado. Formulário com os campos obrigatórios, validação no preenchimento e nada de anexo em formato livre.

Controlar prazo por etapa. Cada setor com sua data, notificação automática de vencimento e visibilidade de quem já entregou e quem está atrasado.

Consolidar e agregar. Enxergar todas as demandas juntas, identificar objetos de mesma natureza e agrupá-los antes de o plano ser fechado.

Registrar a aprovação. A autoridade competente aprova, reprova ou devolve para ajuste, e cada uma dessas decisões fica registrada com autor e data.

Preservar a trilha. Toda inclusão, exclusão ou redimensionamento de item fica gravado com justificativa, autor e momento. Quando o controle perguntar, a resposta está lá.

É exatamente esse fluxo que o e-pca estrutura. Ele funciona sobre o e-flow, o motor de automação de processos da e-paper, então o PCA passa a ter as mesmas garantias de qualquer fluxo bem desenhado: etapas definidas, responsáveis nomeados, prazos controlados e histórico completo de cada movimentação, do primeiro DFD até a publicação.

Para consórcios públicos, o ganho é ainda mais direto, porque o problema deles é de agregação. Receber e consolidar demanda de vários municípios deixa de ser uma operação de garimpo em caixa de entrada e passa a ser um processo com entrada padronizada e visão única.

Checklist do PCA 2027

Antes de dezembro, confirme:

• O ente tem regulamento próprio do PCA. Se não tem, o processo de elaborar o decreto já começou
• Existe calendário formal com prazo por etapa e responsável nomeado
• Todos os setores requisitantes entregaram DFD, incluindo os casos de dispensa e inexigibilidade
• Os DFD trazem justificativa, objeto, quantidade, valor estimado, data desejada e grau de prioridade
• Demandas de mesma natureza foram agregadas
• O plano foi aprovado pela autoridade competente, com registro
• O PCA está publicado no PNCP
• O endereço de acesso ao PCA no PNCP está no site do órgão
• A revisão de adequação à proposta orçamentária foi feita
• Há uma revisão agendada para a quinzena seguinte à publicação da LOA
• Toda alteração tem justificativa registrada e aprovação da autoridade competente

Se mais de três itens ficaram em branco, o problema não é falta de empenho da equipe. É falta de processo.

Para ver como o e-pca organiza o seu Plano de Contratações Anual, do DFD à publicação no PNCP, fale com um especialista.