Digitalizar documentos é um passo importante para reduzir arquivos físicos, mas salvar imagens em uma pasta não resolve, por si só, o problema da informação. Para que o conteúdo possa ser localizado e utilizado com agilidade, é necessário transformar a imagem em dados pesquisáveis, verificar a qualidade e organizar o resultado.

O papel do OCR na digitalização

OCR é a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres. Ela identifica o texto presente em uma imagem digitalizada e permite pesquisar palavras, números e outros elementos do documento. Isso reduz a necessidade de abrir arquivo por arquivo para encontrar uma informação específica.

No e-capture, a digitalização com OCR faz parte de um processo que prepara documentos físicos e digitais para uso nos sistemas da empresa.

Qualidade também importa

Documentos desalinhados, manchas, páginas cortadas ou baixa legibilidade podem comprometer todo o trabalho posterior. Por isso, o controle de qualidade é essencial, principalmente quando existem grandes volumes ou documentos importantes para auditorias e processos internos.

As ferramentas integradas do e-capture ajudam a corrigir falhas e manter um padrão mais consistente antes que os arquivos avancem para armazenamento e consulta.

Da captura para a gestão documental

Após a digitalização, os documentos podem ser enviados ao e-ged, onde passam a fazer parte de uma estrutura organizada de gestão documental. Também é possível exportar arquivos para outros sistemas, utilizando nomeação automática e criação de pastas.

Quando o e-capture pode ajudar?

  • Projetos de conversão de arquivos físicos para o meio digital.
  • Departamentos que recebem grande volume de documentos.
  • Operações que precisam localizar conteúdos com rapidez.
  • Empresas que desejam padronizar a qualidade da digitalização.
  • Organizações que precisam integrar a captura ao seu GED.

O resultado é uma base documental mais organizada e preparada para busca, compartilhamento e automação.

Conheça os recursos do e-capture.