Imprimir um contrato, colher assinaturas, digitalizar o resultado e enviar cópias para todos os envolvidos consome tempo e cria etapas difíceis de acompanhar. A assinatura digital permite formalizar documentos a distância, reduzindo a dependência de papel e tornando o andamento mais visível.

O que muda com uma jornada digital?

Com o e-signer, documentos podem ser enviados e assinados por computador ou celular. A solução é voltada a contratos, acordos, recibos, aprovações e documentos internos que precisam de uma experiência de assinatura confiável e rastreável.

Principais ganhos para a empresa

  • Agilidade: os participantes podem assinar de onde estiverem, sem circulação física do documento.
  • Acompanhamento: a equipe visualiza quem já participou e quais ações ainda estão pendentes.
  • Autenticação: mecanismos de autenticação ajudam a restringir a assinatura às pessoas autorizadas.
  • Rastreabilidade: o histórico facilita o acompanhamento do processo de formalização.
  • Integração: documentos assinados podem ser organizados no e-ged e conectados a fluxos do e-flow.

Onde aplicar a assinatura digital?

Áreas comerciais podem acelerar propostas e contratos. Recursos Humanos pode formalizar documentos de colaboradores. Departamentos administrativos, jurídicos e financeiros podem reduzir deslocamentos e etapas repetitivas em aprovações.

Boas práticas antes de começar

  1. Mapeie os tipos de documentos e os responsáveis por cada assinatura.
  2. Defina a ordem dos participantes quando houver várias etapas.
  3. Revise os métodos de autenticação adequados ao contexto.
  4. Estabeleça onde os documentos finalizados serão armazenados.
  5. Oriente os usuários sobre o novo processo.

A natureza do documento e os requisitos aplicáveis devem ser avaliados pela organização. Com um fluxo bem definido, a assinatura digital pode trazer velocidade sem perder o controle sobre cada etapa.

Conheça o e-signer e sua experiência de assinatura digital.